TEORIA DEL SISTEMA DELAS 5S Y 7S

LAS 5'S

El concepto de las 5'S no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero

desafortunadamente sí lo es.  El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la

calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Deming hace más de cuarenta años y que está

incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.

Las 5'S provienen de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestras vidas

cotidianas y no son parte exclusiva de una "cultura japonesa" ajena a nosotros, es más, todos los seres

humanos, o casi todos, tenemos tendencia a practicar o hemos practicado las 5'S, aunque no nos demos

cuenta.

Las 5'S son:

Seiri: clasificar, organizar, arreglar apropiadamente

Seiton: orden

Seiso: limpieza

Seiketsu: limpieza estandarizada

Shitsuke: disciplina

La poca aplicación de estos conceptos, principalmente en empresas manufactureras y de producción en

general, en las que pocas veces (más bien nunca) se recibe al cliente final en sus instalaciones, es

generalizada, lo cual no deja de ser preocupante, no solo en términos del desempeño empresarial sino

humanos, ya que resulta degradante, para cualquier trabajador, desempeñar su labor bajo condiciones

insanas.  Este hecho hace pensar que bajo estos entornos será difícil alcanzar niveles de productividad y

eficiencia elevados, lo que pone de presente la necesidad de aplicar consistentemente las 5'S en nuestra rutina

diaria, ya sea como trabajadores o como estudiantes, siempre será mejor desarrollar nuestras actividades en

ambientes seguros y motivantes.

DEFINICIÓN DE LAS 5'S

1. SEIRI - DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA

Seiri o clasificar consiste en retirar del área o estación de trabajo todos aquellos elementos que no son

necesarios para realizar la labor, ya sea en áreas de producción o en áreas administrativas.  Dentro de esta

organización se deben cambiar los cuartos de San Alejo por archivos o bodegas que solo almacenen

elementos de manera clasificada y se deben eliminar las obsolescencias.  No hay que pensar en que este o

aquel elemento podría ser útil en otro trabajo o si se presenta una situación muy especial, los expertos

recomiendan que ante estas dudas hay que desechar dichos elementos.

2. SEITON - UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Seiton u orden significa más que apariencia.  El orden empresarial dentro del concepto de las 5'S se

podría definir como: la organización de los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso,

los cuales deberán estar, cada uno, etiquetados para que se encuentren, retiren y devuelvan a su posición,

fácilmente por los empleados.  El orden se aplica posterior a la clasificación y organización, si se clasifica y no

se ordena difícilmente se verán resultados.  Se deben usar reglas sencillas como: lo que más se usa debe estar

más cerca, lo más pesado abajo lo liviano arriba, etc.

3. SEISO - LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL

DESORDEN

Seiso o limpieza incluye, además de la actividad de limpiar las áreas de trabajo y los equipos, el diseño

de aplicaciones que permitan evitar o al menos disminuir la suciedad y hacer más seguros los ambientes de

trabajo.  Sólo a través de la limpieza se pueden identificar algunas fallas, por ejemplo, si todo está limpio y

sin olores extraños es más probable que se detecte tempranamente un principio de incendio por el olor a

humo o un malfuncionamiento de un equipo por una fuga de fluidos, etc.  Así mismo, la demarcación de

áreas restringidas, de peligro, de evacuación y de acceso generan mayor seguridad y sensación de seguridad

entre los empleados.

4. SEIKETSU - PRESERVAR ALTOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA

El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener el estado de limpieza y organización

alcanzado con la aplicación de las primeras tres S, el seiketsu solo se obtiene cuando se trabajan

continuamente los tres principios anteriores.  En esta etapa o fase de aplicación (que debe ser permanente),

son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí

mismos.  Para generar esta cultura se pueden utilizar diferentes herramientas, una de ellas es la localización

de fotografías del sitio de trabajo en condiciones óptimas para que pueda ser visto por todos los empleados y

así recordarles que ese es el estado en el que debería permanecer, otra es el desarrollo de unas normas en las

cuales se especifique lo que debe hacer cada empleado con respecto a su área de trabajo.

5. SHITSUKE - CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES

Shitsuke o disciplina significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos.  Solo si se

implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podrá disfrutar de

los beneficios que ellos brindan.  El shitsuke es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo.  Shitsuke

implica control periódico, visitas sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por sí mismo y por los

demás y mejor calidad de vida laboral.

POR QUÉ NO SE APLICAN LAS 5'S?

Hay una serie de preceptos que acompañan la no aplicación de las 5's en las empresas, dentro de ellos se

tienen:

o

La maquinaria no puede parar.  La presión por cumplir con cronogramas y tiempos de entrega hace

que no se tomen las precauciones necesarias en el mantenimiento de la maquinaria

o

La limpieza es una pérdida de tiempo y recursos.  Algunos empleadores creen que el hecho de que los

propios empleados mantengan aseada y segura su área de trabajo representa una pérdida de tiempo

y por lo tanto de recursos "yo les pago para que trabajen no para que limpien" o de parte de los

empleados "me contrataron para trabajar no para limpiar"

o

La costumbre.  Cuando las personas y la empresa se acostumbran a adelantar sus tareas en medio de

ambientes no sólo sucios y desordenados sino inseguros, creen que no hay necesidad de aplicar las

5'S "¿para qué si llevamos más de cinco años trabajando así y mírenos no nos ha pasado nada"

Modelo de las 7-S de McKinsey.

Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora McKinsey & Company. En la actualidad se ha vuelto muy popular. La característica más sobresaliente de este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas empresas y este marco de referencia ha sido utilizado por prestigiosas escuelas de administación, como Harvard y Stanford. De esta forma, la teoría y la práctica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la administración.

Las 7-S son las siguientes:

1. HABILIDAD (SKILLS): la empresa debe determinar su verdadera habilidad para algo.
2. ESTRUCTURA (STRUCTURE): debe definirse claramente las funciones que se desarrollan en la empresa, así como el organigrama de la misma.
3. SISTEMAS (SYSTEMS): se refiere a los procesos y flujos formales e informales dentro de la empresa.
4. ESTILO (STYLE): definición de la forma de actuar en los momentos en que ocurran crisis.
5. PERSONAL (STAFF): el recurso humano, sus características, su educación, etc.
6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED VALUES): lo que la empresa significa y comparte con las personas.
7. ESTRATEGIA (STRATEGY): el plan para asignar recursos y lograr tener ventaja competitiva.