1 sept 2012
TEORIA SITUACIONAL/CONTINGENCIAL
Teoria
Situacional De La Administracion
Teoría
situacional
En busca de la flexibilidad y agilidad
La Teoría Contingencial plantea que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes.
La teoría de la contingencia destaca la eficacia de las acciones administrativas emprendidas en una situación y reprueba de cierta forma la estandarización. Así pues necesariamente la tecnología, el tamaño y el ambiente son factores imprescindibles en un plan contingente debido a que una diferencia mínima en la verificación de las empresas marca pauta inicial en la elección adecuada de la tecnología en sus producciones y procesos y de esto se deriva a su vez la estructura da la organización gracias a las diferencias y categorías tecnológicas, de esta manera es posible asegurar la correcta administración de los recursos evitando despilfarrarlos ya que de no ser así estaría en peligro su supervivencia para lo cual influye en gran medida el ambiente.
En un aspecto amplio la teoría situacional destaca que la eficacia organizacional no se alcanza siguiendo un modelo organizacional único.
También la estructura de las organizaciones complejas depende de la interrelación con el medio ambiente externo.
Diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizacionales para alcanzar una eficiencia optima.
En busca de la flexibilidad y agilidad
La Teoría Contingencial plantea que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes.
La teoría de la contingencia destaca la eficacia de las acciones administrativas emprendidas en una situación y reprueba de cierta forma la estandarización. Así pues necesariamente la tecnología, el tamaño y el ambiente son factores imprescindibles en un plan contingente debido a que una diferencia mínima en la verificación de las empresas marca pauta inicial en la elección adecuada de la tecnología en sus producciones y procesos y de esto se deriva a su vez la estructura da la organización gracias a las diferencias y categorías tecnológicas, de esta manera es posible asegurar la correcta administración de los recursos evitando despilfarrarlos ya que de no ser así estaría en peligro su supervivencia para lo cual influye en gran medida el ambiente.
En un aspecto amplio la teoría situacional destaca que la eficacia organizacional no se alcanza siguiendo un modelo organizacional único.
También la estructura de las organizaciones complejas depende de la interrelación con el medio ambiente externo.
Diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizacionales para alcanzar una eficiencia optima.
PRINCIPALES REPRESENTANTES PRINCIPIOS YA PORTES DE LA ADMINISTRACION SITUACIONAL Y CONTIGENCIAL
Investigación de Burns y Stalker
sobre
organizaciones mecanicistas y orgánicas
Tras investigar veinte empresas inglesas, las clasificaron en dos tipos:
Mecanicistas: Su estructura es burocrática. Los métodos, procedimientos, deberes y responsabilidades se establecen a priori como si fuesen definitivos. Las tareas son cíclicas y rutinarias. Cada cargo está ocupado por un especialista con atribuciones fijas, definidas y delimitadas. Cada individuo realiza su tarea como si estuviera aislada de las demás tareas de la empresa. Los cargos se establecen definitivamente y se remuneran según su importancia.
Las decisiones están centralizadas y monopolizadas por la cúpula de la empresa. La jerarquía de autoridad es rígida. El poderse basa en el cargo. Los sistemas de comunicación son verticales. Las decisiones descienden por amplificadores mientras que la información sube por filtros. Conduce más órdenes que datos e información.
Cada persona tiene un solo jefe. Hay énfasis en las reglas y procedimientos definidos por escrito. Las comunicaciones deben ser escritas para documentar y probar su existencia. No se aceptan comunicaciones verbales. Énfasis en el concepto tradicional.
La empresa funciona como un sistema mecánico, cerrado, introspectivo, determinista, racional, orientado hacia si mismo sin tener en cuenta el entorno que le rodea.
Orgánicas: Estructura flexible y adaptable. No presenta una clara división del trabajo ni separación muy definida de funciones y cargos, pues se modifican y redefinen continuamente de acuerdo a la situación y circunstancias. Las decisiones están descentralizadas: se delegan a los niveles más próximos a la operación; son tomadas por personas que conocen el tema y no por quienes ocupan la posición jerárquica. La jerarquía es flexible y permeable. El conocimiento es más importante que la posición. Los controles se ejercen más sobre los resultados que sobre el desempeño. Las personas pueden elegir como hacer la tarea mientras obtengan los resultados esperados.
Confiabilidad en las comunicaciones informales entre las personas. La comunicación verbal prevalece sobre las formalizadas por escrito. Se prefiere el trabajo en grupo y en equipo. Predominio de la interacción lateral sobre la vertical. Se privilegian las relaciones interpersonales entre colegas: el espíritu de equipo y la cooperación.
Conclusión: El sistema mecanicista es más apropiado para empresas que operan en condiciones ambientales relativamente estables. El sistema orgánico se adapta bien a condiciones inestables, cambiantes donde los problemas no pueden ser fragmentados y distribuidos.
Tras investigar veinte empresas inglesas, las clasificaron en dos tipos:
Mecanicistas: Su estructura es burocrática. Los métodos, procedimientos, deberes y responsabilidades se establecen a priori como si fuesen definitivos. Las tareas son cíclicas y rutinarias. Cada cargo está ocupado por un especialista con atribuciones fijas, definidas y delimitadas. Cada individuo realiza su tarea como si estuviera aislada de las demás tareas de la empresa. Los cargos se establecen definitivamente y se remuneran según su importancia.
Las decisiones están centralizadas y monopolizadas por la cúpula de la empresa. La jerarquía de autoridad es rígida. El poderse basa en el cargo. Los sistemas de comunicación son verticales. Las decisiones descienden por amplificadores mientras que la información sube por filtros. Conduce más órdenes que datos e información.
Cada persona tiene un solo jefe. Hay énfasis en las reglas y procedimientos definidos por escrito. Las comunicaciones deben ser escritas para documentar y probar su existencia. No se aceptan comunicaciones verbales. Énfasis en el concepto tradicional.
La empresa funciona como un sistema mecánico, cerrado, introspectivo, determinista, racional, orientado hacia si mismo sin tener en cuenta el entorno que le rodea.
Orgánicas: Estructura flexible y adaptable. No presenta una clara división del trabajo ni separación muy definida de funciones y cargos, pues se modifican y redefinen continuamente de acuerdo a la situación y circunstancias. Las decisiones están descentralizadas: se delegan a los niveles más próximos a la operación; son tomadas por personas que conocen el tema y no por quienes ocupan la posición jerárquica. La jerarquía es flexible y permeable. El conocimiento es más importante que la posición. Los controles se ejercen más sobre los resultados que sobre el desempeño. Las personas pueden elegir como hacer la tarea mientras obtengan los resultados esperados.
Confiabilidad en las comunicaciones informales entre las personas. La comunicación verbal prevalece sobre las formalizadas por escrito. Se prefiere el trabajo en grupo y en equipo. Predominio de la interacción lateral sobre la vertical. Se privilegian las relaciones interpersonales entre colegas: el espíritu de equipo y la cooperación.
Conclusión: El sistema mecanicista es más apropiado para empresas que operan en condiciones ambientales relativamente estables. El sistema orgánico se adapta bien a condiciones inestables, cambiantes donde los problemas no pueden ser fragmentados y distribuidos.
Según (Bueno Campos, 1996, p.65) existen dos corrientes de la Teoría Contingencial: el de "la Escuela de los Sistemas Socio- técnicos y el de la corriente Contingencial", el primero hace énfasis en los estudios de Emery y Trist quienes en Londres en los años sesenta, tratan de identificar elproceso y las reacciones que ocurren en el ambiente, clasificándolo según su naturaleza ,afirmando que existen cuatro tipos de contextos ambientales que regulan la estructura y comportamiento organizacional, estos son: "El entorno Estático y Aleatorio (Tranquilo), Entorno Estático y Segmentado, Entorno Perturbado y Reactivo y el Entorno de Campos Turbulentos" (Chiavenato, 2000, p. 824), determinado con ello la interdependencia causal entre las compañías estudiadas y su entorno.
La Segunda Corriente estudia la influencia de las contingencias sobre la estructura organizativa y el comportamiento administrativo, comienzan sus estudios a finales de los cincuenta con las investigaciones de la socióloga Joand Woodward, quien analizo 100 firmas industriales, catalogando tres formas de producción: "Producción o factura unitaria, Producción en masa o mecanizada, Producción Continua o Automatizada" (Kan,2003 p.9) deduciendo que la variable tecnología (técnicas de producción) adoptada determina las estructuras y los comportamientos empresariales. Posterior a ello, también a finales de los cincuenta Burns y Stalker estudiaron alrededor de 20 firmas de la industria electrónica en Escocia e Inglaterra, con el objetivo de verificar la interrelación entre la administración y el entorno externo, clasificando a las organizaciones como mecanicistas y orgánicas, concluyendo que el ambiente determina la estructura y que este afecta su sistema administrativo y funcionamiento.
Seguidamente en los años sesenta Chandler según la experiencia de algunas organizaciones Estadounidense (DuPont, General Motors, Standard Oil y Sear Roebuck & Co), examina como esas empresas adaptan su estructura a las estrategias de negocios, deduciendo, que las organizaciones norteamericanas estuvieron determinadas por las estrategias de mercado en estos últimos 100 años, explicándolo por medio de un proceso histórico. Se le suma a lo anterior, Thompson en el año sesenta y siete que relaciona a la organización con el medio ambiente dentro de una lógica de sistema abierto y racionalidad organizacional.
Posterior a él, Lawrence y Lorsch ya en los setenta, investiga diez firmas de tres sectores industriales: plásticos, alimentos y containers, afirmando que los principales problemas organizacionales son la diferenciación (división en subsistemas) y la integración (unificación y coordinación de esfuerzos), infiriendo con esto según (Kenyon, 1989) que la empresa que más se adapte a las características del ambiente, estará más cerca del éxito.
A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencial centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrioentre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa.
Los factores externos pueden dividirse, según (Hall, 1973), en condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves.
Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente (Koontz y Weihrich, 2004), cuyo intercambio con los factores internos de la organización hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo.
Bueno Campos (op. cit.) agrega a estos elementos el tamaño de la organización, su antigüedad, la propiedad, el poder y la cultura, los cuales contribuyen a que la empresa desarrolle una estructura organizativa efectiva. Tales factores afectan a distintos niveles de la organización:
"La propiedad y el entorno tienen especial relevancia en la configuración de la alta dirección y en la estructura de la decisión; la antigüedad y el tamaño influyen especialmente en la "línea media" y en los "staffs directivos y de apoyo"; la cultura tiene gran impacto en el diseño y resultados de la dirección intermedia, en su relación con la tecnoestructura y los apoyos en el funcionamiento de la base operativa, y por último, la tecnología o el sistema técnico afecta claramente a la estructura y acción de los flujos de trabajo de la base operativa".
Otro de los principios fundamentales que diferencia a la teoría contingencial de otros enfoques es su tendencia a no establecer un tipo ideal de organización para todas las circunstancias. Al respecto, (Dávila, 2001, p 225) argumenta que "el enfoque contingente o situacional sostiene que la estructura organizacional y el sistema administrativo dependen o son contingentes respecto de factores del medio ambiente, de la organización, la tarea y la tecnología".
De lo anterior se entiende que los aspectos externos a la organización actúan como variables independientes sobre los modos de organización interna de la empresa, los cuales son variables dependientes de las primeras. Esta relación, sin embargo, no se establece como una de tipo causa-efecto, sino como una toma de decisión de los líderes de la organización sobre la elección de la alternativa más eficaz ante las circunstancias externas.
De igual manera, estas relaciones pueden establecerse entre sub unidades de la organización y otras unidades de la misma, estableciéndose el mismo principio de adaptación ante la presencia de algún factor o condición externa.
LIMITACIONES DE LA TEORÍA SITUACIONAL O CONTIGENCIAL
1. La TS es la teoría posterior a la Teoría de Sistemas, por lo tanto,
es lo último dentro de la TGA. Esto no significa que invalide las otras
teorías, todas siguen siendo válidas bajo determinadas circunstancias.
2. La TGA formulada hasta entonces no era suficiente para explicar los mecanismos de ajuste de las organizaciones con sus ambientes porque las teorías no consideraban a las organizaciones como sistemas abiertos.
3. Mucho de lo que ocurre a las organizaciones es consecuencia de lo que ocurre fuera de ellas, el ambiente externo, pero controlar el ambiente es una tarea imposible. Imagínense que una organización pudiera controlar las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, ecológicas, tecnológicas, etc. de una sociedad. Lo único que puede hacer una empresa es adaptarse e innovar para sobrevivir, además que los estudios e investigaciones ambientales son insuficientes aún.
4. En realidad la TS fue creado para organizaciones complejas, pero puede aplicarse a otros tipos de empresas que buscan colocar, relacionarse o intercambiar sus productos y servicios a nuevos mercados.
2. La TGA formulada hasta entonces no era suficiente para explicar los mecanismos de ajuste de las organizaciones con sus ambientes porque las teorías no consideraban a las organizaciones como sistemas abiertos.
3. Mucho de lo que ocurre a las organizaciones es consecuencia de lo que ocurre fuera de ellas, el ambiente externo, pero controlar el ambiente es una tarea imposible. Imagínense que una organización pudiera controlar las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, ecológicas, tecnológicas, etc. de una sociedad. Lo único que puede hacer una empresa es adaptarse e innovar para sobrevivir, además que los estudios e investigaciones ambientales son insuficientes aún.
4. En realidad la TS fue creado para organizaciones complejas, pero puede aplicarse a otros tipos de empresas que buscan colocar, relacionarse o intercambiar sus productos y servicios a nuevos mercados.
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